Cách nhận biết trung tâm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Thứ Ba, 26/01/2016, 17:13 GMT+7

Tổ chức sự kiện là một hoạt động ngày càng phổ biến đối với các doanh nghiệp, tổ chức tại Việt Nam trong việc quảng bá hình ảnh của mình. Thay vì đứng ra tổ chức, nhiều doanh nghiệp thuê các công ty tổ chức sự kiện để tiết kiệm chi phí và thời gian.

Cách nhận biết trung tâm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Để có được một buổi lễ thành công, mang lại hiệu quả cao, doanh nghiệp nên chọn một công ty tổ chức sự kiện uy tín.

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện (event) góp phần "đánh bóng" cho thương hiệu và sản phẩm của một công ty thông qua những sự kiện. Tại các sự kiện này, doanh nghiệp công ty sẽ thông báo đến khách hàng và báo giới về sản phẩm mới, đồng thời (điều này quan trọng hơn) đánh bóng thương hiệu, làm cho khách hàng nhớ và tiêu thụ sản phẩm mới này. Đây còn là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp...

Tố chất của chuyên viên tổ chức sự kiện

Các chuyên gia ví von người tổ chức sự kiện như một "nghệ nhân ghép hình". "Tỉ mỉ, cẩn trọng đến từng tiểu tiết, sau đó mới đến ý tưởng..." là phác họa ngắn gọn kỹ năng cần có của một chuyên viên tổ chức sự kiện (Event Specialist).

Công việc tổ chức sự kiện như một bức tranh của trò chơi ghép hình và người chơi chỉ thành công khi ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết. Đẳng cấp của mỗi công ty thể hiện ở chính sự hoàn hảo trong từng tiểu tiết ở mỗi event họ tổ chức.

Người tổ chức sự kiện giỏi chắc chắn không thể thiếu những tố chất như: óc tổ chức tốt, năng động, nhanh nhẹn, kiên nhẫn, có khả năng thiết lập mối quan hệ tốt, có khả năng làm việc theo nhóm, có sức khỏe và niềm đam mê. Nghề tổ chức sự kiện là nghề đòi hỏi người thực hiện cực kỳ bền sức và chịu được áp lực cao. Họ còn phải biết cách xoay xở và ứng phó trong mọi tình huống. Ít người biết rằng, từ khi bắt đầu sự kiện cho đến khi kết thúc, người tổ chức sự kiện dù có bề ngoài trầm tĩnh thế nào chăng nữa nhưng đầu óc họ đang “căng ra” để dự trù và xử lý bất kỳ “sự cố không mời mà đến” nào. Và chỉ khi sự kiện kết thúc, người tổ chức sự kiện mới có thể thở phào nhẹ nhõm.

Cách nhận biết một trung tâm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Làm việc khoa học

Một công ty tổ chức sự kiện làm việc nghiêm túc bao giờ cũng có ít nhất 2 bộ phận sáng tạo và bộ phận hoạt động triển khai. Người quản lý chung hai bộ phận này được gọi là Event Manager. Bộ phận sáng tạo gồm những người làm ý tưởng (Ideas), phụ trách lời thoại, khẩu hiệu, ngôn ngữ (Copywriter), phụ trách hình ảnh (Art Director), thiết kế (Graphic Designer) và điều phối chung là Giám đốc sáng tạo (Creative Director).

Bộ phận hoạt động triển khai gồm có: đứng đầu là người phụ trách điều hành hoạt động (Event Operation Manager), bên dưới là Event Executive. Event Executive sẽ phụ trách các vấn đề triển khai cụ thể của từng khâu trong Event. Nhiệm vụ của một Event Manager là kiểm soát tất cả mọi hoạt động từ khâu chuẩn bị, lên ý tưởng, thiết kế đến tiến trình thực hiện cũng như trong suốt thời gian Event diễn ra, đảm bảo mọi việc theo đúng kế hoạch, kịch bản và các mốc thời gian đã đề ra trước.

Cách nhận biết trung tâm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Làm việc chuyên nghiệp

Một công ty tổ chức sự kiến tốt luôn có hợp đồng bảo hiểm với khách hàng, cho người tham dự buổi tiệc. Sự chuyên nghiệp: Kinh nghiệm và chuyên môn nghề nghiệp giúp các agency luôn chuẩn bị và kiểm soát việc tổ chức một cách khoa học và hoàn hảo nhất. Họ có cả đội ngũ gồm nhiều người chỉ để phục vụ cho việc này.

Mối quan hệ với báo đài

Một agency giàu mối quan hệ và có kinh nghiệm về việc kiểm soát thông tin sẽ là một lợi thế. Ngoài tính sáng tạo và chuyên nghiệp, tiêu chí này cực kì quan trọng để đảm bảo an toàn và hiệu quả cho chiến dịch truyền thông của khách hàng.

Có tư duy chiến lược

Một agency giỏi phải biết cách phân tích, đo lường và tư vấn cho chiến dịch của khách hàng hiệu quả nhất. Họ là người cộng sự, hỗ trợ cùng doanh nghiệp để đưa hình ảnh thương hiệu xuất hiện trước công chúng một cách hiệu quả nhất chứ không chỉ là người chỉ biết làm theo yêu cầu.

5 lý do khiến bạn nên thuê công ty tổ chức sự kiện

Thuê công ty tổ chức sự kiện sẽ đem lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp của bạn? Dưới đây là 5 lý do khiến bạn nên lựa chọn cho mình một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thay vì tự làm.

Cách nhận biết trung tâm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Thuê công ty tổ chức sự kiện, tại sao không? Mỗi một sự kiện của doanh nghiệp đều bao gồm nhiều khâu và nhiều công đoạn tổ chức phức tạp đòi hỏi người phụ trách phải có kinh nghiệm và hiểu biết về nó. Chỉ một lỗi nhỏ cũng có thể khiến sự kiện diễn ra không suôn sẻ; việc thuê các công ty chuyên về tổ chức sự kiện giúp doanh nghiệp bạn giảm thiểu tối đa những rủi ro ấy.

Trong bài viết này, chúng tôi xin chia sẻ cùng các bạn 5 lý do khiến doanh nghiệp nên thuê công ty chuyên về tổ chức sự kiện thay vì tự tổ chức.

1. Công ty tổ chức sự kiện có đầy đủ kinh nghiệm, chuyên môn

Để tổ chức thành công một sự kiện, yếu tố cần thiết nhất đối với người tổ chức chính là kinh nghiệm, kỹ năng chuyên môn và kỹ năng xử lý tình huống. Đối với người tổ chức sự kiện tại các doanh nghiệp, việc tổng hợp đủ 3 yếu tố này là rất khó, đặc biệt là kinh nghiệm. Mỗi một sự kiện khác nhau lại có cách tổ chức và các vấn đề phát sinh khác nhau, nếu không phải người thường xuyên thực hiện thì rất khó để lo lắng chu toàn.

Các công ty chuyên về tổ chức sự kiện với đội ngũ nhân lực có trình độ chuyên môn chính là nơi tập hợp đầy đủ nhất tất cả các yếu tố đó. Tất cả những vấn đề liên quan đến việc hiện thực hóa một event trong thực tế rất khác so với những gì được dự tính với nhiều yếu tốt phát sinh bất ngờ. Và các công ty chuyên về tổ chức sự kiện với kinh nghiệm tích lũy, kỹ năng chuyên môn và khả năng dự phòng rủi ro, xử lý tình huống sẽ là nơi giải quyết tốt nhất tất cả những điều đó.

2. Thuê các công ty tổ chức sự kiện để tiết kiệm tổng chi phí tổ chức

Các công ty sự kiện với kinh nghiệm làm việc lâu năm sẽ hoạch định được lượng chi phí cần đầu tư cho sự kiện của bạn. Họ sẽ tư vấn để khách hàng có thể chi ra số tiền hợp lý nhất mà không bị lãng phí do chi vào những khoản tiền “không tên”. Bên cạnh đó, nhờ mối quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ (âm thanh, ánh sáng, nhà bạt, sân khấu…), các công ty tổ chức sự kiện sẽ có được mức giá tốt nhất cho bạn. Ngược lại, nếu bạn tự tổ chức một event thì nguy cơ bị chặt chém từ các nhà cung cấp dịch vụ, nguy cơ bị lãng phí nhiều khoản tiền vô ích do không biết được việc gì cần chi, việc gì không là rất cao.

Cách nhận biết trung tâm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
3. Thuê công ty tổ chức sự kiện giúp tiết kiệm thời gian

Nếu doanh nghiệp tự tổ chức sự kiện, bên cạnh việc đảm bảo công việc hàng ngày, người tổ chức còn phải quán xuyến thêm rất nhiều vấn đề mà sự kiện cần tổ chức đem lại. Cho dù bạn có tinh thần trách nhiệm rất cao nhưng nhiều khi cũng không đủ thời gian và khả năng để hoàn thành quá nhiều việc trong một lúc. Việc thuê các công ty chuyên nghiệp về tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn “rảnh tay” để chuyên tâm làm công việc của mình. Vừa đảm bảo tốt công việc, vừa có một sự kiện diễn ra thành công, tại sao không?

4. Công ty tổ chức sự kiện có nhiều mối quan hệ trong ngành

Như chúng tôi đã đề cập ở trên thì một sự kiện cần tổ chức sẽ gồm rất nhiều công đoạn, liên quan đến nhiều người, nhiều lĩnh vực. Việc liên hệ, kết nối các lĩnh vực đó với nhau cũng không phải vấn đề đơn giản. Công ty tổ chức sự kiện không chỉ am hiểu về các lĩnh vực mà còn có mối quan hệ mật thiết với họ. Việc thuê công ty tổ chức sự kiện không chỉ giúp bạn chọn được những đơn bị thích hợp, phù hợp với quy mô event mà còn giúp doanh nghiệp có được chi phí tốt nhất khi sử dụng dịch vụ.

5. Thuê công ty tổ chức sự kiện giúp giảm thiểu rủi ro

Khi tổ chức sự kiện, một yếu tố cực kỳ quan trọng nhưng thường bị bỏ qua là quản lý rủi ro. Một event luôn chứa đựng nhiều tình huống ngoài ý muốn và các nguy cơ tiềm ẩn. Nếu không may, event tổ chức gặp sự cố bất ngờ và diễn ra không thành công sẽ đem lại nhiều nguy cơ không tốt cho khách hàng

Nguồn: http://congtytochucsukien.com.vn/cach-nhan-biet-trung-tam-to-chuc-su-kien-chuyen-nghiep-102.html

Tags: Tổ chức sự kiện, công ty Tổ chức sự kiện, vì sao nên thuê công ty Tổ chức sự kiện, lợi ích của Tổ chức sự kiện, Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, tổ chức sự kiện cho công ty
Vies.org.vn / Blog kiến thức
Tags: Tổ chức sự kiện, công ty Tổ chức sự kiện, vì sao nên thuê công ty Tổ chức sự kiện, lợi ích của Tổ chức sự kiện, Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, tổ chức sự kiện cho công ty
Vies.org.vn / Blog kiến thức